GS9 KB Design Playbook

Mục tiêu: Xây dựng một Knowledge Base được thiết kế để AI đọc và xử lý hiệu quả — con người đóng vai trò định nghĩa cấu trúc, cung cấp nội dung, và đánh giá chất lượng output. KB càng được tổ chức tốt, AI output càng đáng tin cậy.

5 phases · vòng lặp liên tục ở phase cuối

Phase 1 — Knowledge Inventory

Functional leads + KB admin ▼

Quy trình

Mỗi MKT Owner, PRD Owner và Functional Lead tự list ra hệ thống kiến thức trong domain của mình — không phải 1 người audit hộ. Sau đó KB admin tổng hợp thành inventory chung, làm nền cho việc thiết kế structure.

Mỗi Functional Lead tự điền cho domain của mình

Domain

Mình phụ trách mảng nào? Kiến thức nào chỉ mình có?

Doc types

Đang tạo ra loại tài liệu nào? Plans, reports, SOP, framework...?

Đang lưu ở đâu

Google Drive, Sheets, chat Zalo, trong đầu, email thread...?

Update frequency

Tài liệu này thay đổi hàng ngày, hàng tuần hay gần như không đổi?

Phân loại content — quyết định gì vào KB, gì không

Static

Frameworks, Glossary, SOP, Brand guide
→ Vào KB, ít thay đổi

Semi-dynamic

Plans, Reports, Playbooks
→ Vào KB, cần update định kỳ

Dynamic

Realtime data, live dashboards, daily metrics
→ Không vào KB — để ở Sheets/Metabase

Output Knowledge inventory tổng hợp từ tất cả functional leads — danh sách content, nơi lưu, loại, frequency

Phase 2 — Platform & Format Decision

KB admin + decision makers ▼

Quy trình

Đánh giá các lựa chọn nền tảng và file format dựa trên tiêu chí cụ thể — không chọn vì quen tay. Mục tiêu là chọn platform phục vụ tốt nhất cho AI đọc và team cộng tác.

So sánh nền tảng KB

Tiêu chí	Outline	Notion	Google Drive	OneDrive / SharePoint
AI-friendly format	✓✓	△	△	△
Private collection / permissions	✓✓	✓	△	✓✓
Search & navigation	✓✓	✓✓	△	✓
MCP / API integration	✓✓	✓✓	✓	△
Chi phí	Có phí	Free / Có phí	Free (Google WS)	Microsoft 365
Độ phức tạp setup	Thấp	Trung bình	Thấp	Trung bình

So sánh file format

Tiêu chí	Markdown	Google Docs	Excel / Sheets	PDF	HTML
AI đọc dễ	✓✓	△	△	✗	△
Con người đọc / edit dễ	✓	✓✓	✓✓	✓	△
Structured data (bảng, số liệu)	△	△	✓✓	✗	✓
Version control / diff	✓✓	△	✗	✗	△
Portable (không lock-in)	✓✓	✗	△	✓	✓

✓✓ Tốt · ✓ Được · △ Tuỳ trường hợp · ✗ Không phù hợp

Suggestion cho GS9 KB: Nền tảng — Outline (private collections, MCP-ready, MD-native). File format — Markdown cho tất cả narrative docs. Các file hiện có dạng Excel, PDF, PPT có thể nhờ AI model convert sang Markdown trước khi đưa vào KB — không cần làm tay.

Output Platform & format đã chốt — lý do rõ ràng, không quay lại quyết định này

Phase 3 — Design Structure & Connect AI

KB admin · AI model ▼

Quy trình

Sau khi platform và format được chốt ở Phase 2, connect AI model ngay để generate draft đầu tiên của toàn bộ KB dựa trên knowledge inventory từ Phase 1. AI model không chỉ là Claude — framework này được thiết kế để hoạt động với bất kỳ AI model nào hỗ trợ về sau.

AI model connect — input & output

AI model nhận vào

— Knowledge inventory từ Phase 1
— Collection structure đã chốt
— File format convention (MD)
— Template structure mục tiêu

AI model tạo ra

— Draft Workspace Map
— Draft Collection Map từng collection
— Draft skeleton cho từng doc type
— Naming convention doc
— Convert Excel / PDF / PPT → MD

Human review và chỉnh logic — không viết từ đầu. AI tạo draft nhanh, team chỉ cần validate và approve.

Output AI-generated draft cho tất cả Map docs, templates và file convert — team review và approve, sẵn sàng fill content

Phase 4 — Fill Content & Test

Toàn team · thực nghiệm ▼

Quy trình

Functional leads điền content thật vào draft AI đã tạo. Song song với đó, test thực nghiệm ngay — đặt câu hỏi thật cho AI và đánh giá output. Mục tiêu không phải hoàn thành KB 100%, mà là kiểm tra xem KB có thực sự giúp ích cho AI output không.

Pilot trước — rollout sau

Toàn team cùng pilot

Tất cả functional leads điền content vào collections của mình. Ưu tiên fill đủ 1 collection trước để có thể test thực tế ngay.

Test ngay sau khi fill

Đặt 5–10 câu hỏi thực tế mà team hay hỏi. So sánh AI output khi có KB và không có KB. Ghi lại kết quả.

Tiêu chí đánh giá AI output

🎯

Accuracy

AI trả lời đúng thông tin không?

🧭

Navigation

AI tìm đúng collection / doc không?

📦

Context

Output có đủ context để hành động không?

⚡

Speed

Có nhanh hơn tìm tay không?

Output KB có content thật + test results từ pilot collection + danh sách gaps cần fix trước khi rollout

Phase 5 — Evolution & Optimization

Ongoing · vòng lặp liên tục ▼

Quy trình

KB không phải build một lần là xong. Phase này là vòng lặp liên tục — đánh giá quality AI output, phát hiện điểm yếu trong KB, hiệu chỉnh, rồi test lại. KB càng được tinh chỉnh, AI output càng đáng tin cậy.

Vòng lặp optimization

Observe

AI output bị sai / thiếu ở đâu?

→

Diagnose

Lỗi do KB thiếu, sai, hay cấu trúc kém?

→

Fix

Update doc, thêm context, cải structure

→

Re-test

Chạy lại test cases, đo cải thiện

↻

Các chiều tối ưu KB

Content quality

Doc thiếu context, thông tin cũ, TL;DR chưa rõ → AI trả lời mơ hồ

Structure clarity

Collection không rõ scope, doc bị nhầm chỗ → AI navigate sai collection

Routing accuracy

AI routing guide chưa cover đủ keyword → AI không biết đường đi

Khi nào KB đủ tốt? Không có điểm kết thúc cố định — KB đủ tốt khi AI output đạt ngưỡng team chấp nhận được cho majority of queries. Trong thực tế, cadence review hợp lý là monthly — đánh giá batch failures, cập nhật KB, chạy lại test suite.

Output KB ngày càng đáng tin cậy — AI output chất lượng cao hơn theo mỗi vòng lặp

Roadmap thực thi

Tuần này

12–14/5

Phase 1

Knowledge Inventory

Functional leads điền domain knowledge

KB admin tổng hợp inventory

Cuối tuần → Tuần sau

14–23/5

Phase 2

Platform & Format Decision

So sánh platform + format

Chốt Outline + Markdown

Phase 3

Design & Connect AI

Connect AI model

AI generate draft KB

Team review + approve

Phase 4

Fill Content & Test

Toàn team fill content

Test AI output với KB

Rollout collections còn lại

Ongoing

Liên tục

Phase 5

Evolution & Optimization

Monthly review cycle

Observe → Diagnose → Fix

↻ Lặp lại liên tục

Collection architecture

AI Map — Tại sao cần 2 tầng?

TIER 1

AI Map — Workspace level

1 file duy nhất ở root workspace. Khi AI nhận query không biết tìm ở đâu, đây là điểm vào đầu tiên. Tier 1 cho AI biết toàn bộ workspace có gì, chia ra nhóm nào, và nên đi tiếp vào đâu.

→Danh sách tất cả collections + mô tả ngắn

→Routing guide: keyword → collection

→Naming convention chung toàn workspace

→Owner: KB admin · Update: monthly

TIER 2

AI Map — Collection level

1 file đầu tiên trong mỗi collection. Sau khi AI đã xác định collection cần vào từ Tier 1, Tier 2 giúp AI navigate nhanh hơn bên trong collection đó mà không phải đọc toàn bộ docs.

→Index tất cả docs trong collection + mô tả

→Routing nội bộ: topic → doc cụ thể

→Convention riêng của collection này

→Owner: Collection owner · Update: bi-weekly

Cấu trúc collection — ví dụ thực tế

Mỗi functional team có thể sở hữu nhiều collections — chia theo scope hoặc project. Không bắt buộc gộp tất cả vào 1 collection lớn.

UA team

sở hữu 3 collections

UA General

Framework, SOP, Glossary chung — không gắn project cụ thể

UA — PTG

Plans, Reports, Insights riêng cho Play Together

UA — CFL

Plans, Reports, Insights riêng cho CrossFire Legends

Branding team

sở hữu 3 collections

Branding General

Brand guideline, visual identity, tone of voice — không gắn project cụ thể

Branding — PTG

Creative assets, campaign brief, visual report cho Play Together

Branding — CFL

Creative assets, campaign brief, visual report cho CrossFire Legends

Live Ops team

sở hữu 3 collections

Live Ops General

Quy trình vận hành, event framework, SOP chung — không gắn project cụ thể

Live Ops — PTG

Event schedule, patch notes, ops plan cho Play Together

Live Ops — CFL

Event schedule, patch notes, ops plan cho CrossFire Legends

Cấu trúc phân quyền

Mỗi collection có thể phân quyền riêng cho từng người hoặc nhóm người cụ thể. Permission được set ở collection level — docs bên trong kế thừa quyền của collection.

View + Edit

Đọc và chỉnh sửa toàn bộ docs trong collection. Dành cho team owner và contributors trực tiếp.

View only

Chỉ đọc, không chỉnh sửa được. Dành cho stakeholders cần reference nhưng không cần contribute.

No access

Collection hoàn toàn ẩn — không thấy trong sidebar. Dùng khi cần tách biệt hoàn toàn giữa MKT và PRD.

Collection	MKT	PRD	Ghi chú
AI Map Tier 1	View	View	Public · tất cả đều thấy
MKT — * (UA, Branding, Content, Social)	View + Edit	No access	PRD không thấy trong sidebar
Live Ops / Coordinator / CS	No access	View + Edit	MKT không thấy trong sidebar
Project — PTG / CFL	View + Edit	View + Edit	Shared · cross-team

Workflow dùng AI để viết lại KB

Các file cũ đang nằm rải rác trên Google Drive, OneDrive, Canva — AI model sẽ kết nối qua MCP để đọc, tổng hợp và viết lại thành knowledge docs chuẩn Markdown trên KB chung của team.

Nguồn file cũ

📁Google Drive

☁️OneDrive

🎨Canva

📄PDF, PPT, XLSX...

MCP

→

connect

AI Model

•Đọc file gốc qua MCP

•Tổng hợp và restructure

•Viết lại theo MD template

•Gắn tags + metadata

output

→

viết vào

Outline KB

•Doc chuẩn Markdown

•Đúng collection + đúng tầng

•AI Map Tier 2 tự động cập nhật

review

→

human

Human review

•Check logic

•Approve & publish

Lưu ý: AI model viết draft — human review và approve trước khi coi là knowledge chính thức. Không merge thẳng vào KB mà không qua review.

File type

Markdown (.md)

Update cadence

Monthly (hoặc khi đổi structure)

Owner

KB admin · 1 người duy nhất

workspace_map.md

# GS9 Workspace Map
> Last updated: [YYYY-MM-DD] · Maintained by: [name]

<!-- Đây là AI entry point. Viết cho AI đọc trước, con người check logic. -->

Đây là điểm vào trung tâm của GS9 knowledge base.
Nếu không biết tìm gì ở đâu — bắt đầu từ đây.

---

## Về workspace này

| Field | Value |
|---|---|
| **Team** | VNG Games Growth — MKT + PRD |
| **Markets** | VN · TH · ID · PH |
| **Games** | Play Together (PT) · CrossFire Legends (CFL) |
| **AI access** | Claude Project + Outline MCP |

---

## Collections

### Marketing (private — MKT only)

| Collection | Nội dung chính | Owner | Cadence |
|---|---|---|---|
| MKT — UA | Plans, Reports, Frameworks, Glossary, Templates | [name] | Bi-weekly |
| MKT — Branding | ... | [name] | Bi-weekly |
| MKT — Content | ... | [name] | Bi-weekly |
| MKT — Social Community | ... | [name] | Bi-weekly |

### Product (private — PRD only)

| Collection | Nội dung chính | Owner | Cadence |
|---|---|---|---|
| Live Ops | ... | [name] | Bi-weekly |
| Coordinator | ... | [name] | Bi-weekly |
| Customer Service | ... | [name] | Bi-weekly |

### Projects (shared — MKT + PRD)

| Collection | Status | Project Lead | Cadence |
|---|---|---|---|
| [Project — Play Together](link) | 🟢 Active | [name] | Weekly |
| [Project — CFL](link) | 🟢 Active | [name] | Weekly |

---

## Quick links

<!-- Max 8 links. Chỉ link docs mà >1 người dùng mỗi tuần -->

- [PT Project Map](link) — cross-team index cho Play Together
- [CFL Project Map](link) — cross-team index cho CrossFire Legends
- [UA Frameworks](link) — bidding strategy, creative testing guide
- [Glossary tổng hợp](link) — thuật ngữ chung MKT + PRD

---

## Naming conventions

<!-- Single source of truth cho naming. Khi team hỏi → trỏ về đây -->

- **Project prefix:** `[PT]` = Play Together · `[CFL]` = CrossFire Legends
- **Doc types (tầng 1):** Plans / Reports / Frameworks / Glossary / Templates
- **Tags:** `#project-pt` · `#project-cfl` · `#ua` · `#liveops` · `#branding`
- **Cadence:** game docs weekly · function docs bi-weekly · tooling on-change
- **File format:** Markdown (.md) — AI-first, con người check logic

---

## Hướng dẫn cho AI (routing guide)

<!-- Update section này dựa trên friction log thật sau 2 tuần dùng KB -->
<!-- Phase 6 Step 17: viết sau khi có data thực tế từ phase 5 -->

Khi query liên quan đến:

| Keyword / chủ đề | Đi đến | Doc type |
|---|---|---|
| CPI, ROAS, performance | MKT — UA | Reports |
| Creative strategy, bidding | MKT — UA | Frameworks |
| UA plan, media plan | MKT — UA | Plans |
| Visual identity, brand guide | MKT — Branding | Frameworks |
| Content calendar, copy | MKT — Content | Plans / Reports |
| Event schedule, live ops plan | Live Ops | Plans |
| CS process, ticket flow | Customer Service | Frameworks |
| Cross-team milestone, PT/CFL | Project — PT/CFL | Project Map |
| Thuật ngữ không rõ | Collection liên quan | Glossary |

<!-- Nếu query không match bất kỳ row nào → xem Project Map tương ứng trước -->

Note: Section "Hướng dẫn cho AI" để trống ở phase 4 — chỉ viết sau khi có friction log thật từ 2 tuần dùng KB (phase 5). Routing guide dựa trên query thật sẽ chính xác hơn nhiều so với đoán mò ban đầu.

File type

Markdown (.md)

Update cadence

Bi-weekly

Owner

Collection owner (1 per collection)

collection_map.md — ví dụ: MKT — UA

# MKT — UA · Collection Map
> Last updated: [YYYY-MM-DD] · Owner: [name]

<!-- Parent doc đầu tiên trong collection. Vừa là intro vừa là index. -->

Collection này chứa toàn bộ knowledge của UA function — cross-project.
Project-specific content được prefix bằng [PT] hoặc [CFL] trong title.

---

## Docs trong collection này

### 📋 Plans
- [[PT] UA Plan Q3 2026](link) — media plan, budget allocation PT Q3
- [[CFL] UA Plan Q3 2026](link) — media plan, budget allocation CFL Q3

### 📊 Reports
- [[PT] CPI Benchmark Q3 2026](link) — CPI by channel, market
- [[CFL] Weekly Performance W20](link) — weekly metrics summary
- [UA Channel Comparison H1 2026](link) — cross-project channel analysis

### 🧠 Frameworks
- [Bidding Strategy Guide](link) — tCPA vs tROAS vs manual, khi nào dùng cái gì
- [Creative Testing Framework](link) — process test creative, metrics đánh giá
- [Audience Segmentation Playbook](link) — segment strategy by market

### 📖 Glossary
- [UA Glossary](link) — thuật ngữ UA: CPI, IPM, CTR, ROAS, LTV...

### 📁 Templates
- [Weekly Report Template](link)
- [Campaign Brief Template](link)

---

## Conventions riêng collection này

- Report cadence: weekly (Friday) · monthly (EOM)
- Naming: `[PT]` hoặc `[CFL]` prefix cho tất cả project-specific docs
- Cross-project docs: không có prefix, để ở root type folder

---

## Related

- [Workspace Map](link) — global conventions + AI routing
- [Project — Play Together](link) — cross-team context PT
- [Project — CFL](link) — cross-team context CFL

File type

Markdown (.md)

Update cadence

Weekly (manual phase 1) → n8n auto sau 4–6 tuần

Owner

Project lead

project_map.md — ví dụ: Project — Play Together

# Project — Play Together · Project Map
> Last updated: [YYYY-MM-DD] · Project Lead: [name]

<!-- Aggregator doc — trỏ ngược về function knowledge trong MKT + PRD collections -->
<!-- Tag tất cả PT docs với #project-pt để n8n auto-update section này sau -->

---

## Project overview

| Field | Value |
|---|---|
| **Game** | Play Together |
| **Markets** | VN · TH · ID · PH |
| **Status** | 🟢 Active |
| **Phase hiện tại** | [phase name] |

---

## Team

| Role | Name | Function |
|---|---|---|
| Project Lead | [name] | [MKT/PRD] |
| UA Lead | [name] | MKT |
| Content Lead | [name] | MKT |
| Live Ops Lead | [name] | PRD |
| CS Lead | [name] | PRD |

---

## Timeline & milestones

| Milestone | Date | Owner | Status |
|---|---|---|---|
| [milestone name] | [date] | [name] | 🟡 In progress |
| [milestone name] | [date] | [name] | ⬜ Planned |

---

## MKT knowledge (links về MKT collections)

<!-- Chỉ link docs tagged #project-pt trong MKT collections -->

- **Plans:** [[PT] UA Plan Q3 2026](link) · [[PT] Content Plan Q3](link)
- **Reports:** [[PT] CPI Benchmark Q3](link) · [[PT] Weekly Perf W20](link)
- **Campaigns đang chạy:** [link]

---

## PRD knowledge (links về PRD collections)

<!-- Chỉ link docs tagged #project-pt trong PRD collections -->

- **Live Ops:** [[PT] Event Schedule Q3](link) · [[PT] LiveOps Plan](link)
- **CS:** [[PT] Known Issues Log](link)
- **Coordinator:** [[PT] Cross-team Tracker](link)

---

## AI routing cho project này

| Query về | Đi đến |
|---|---|
| UA performance, CPI PT | MKT — UA → Reports → [PT] |
| Creative, content PT | MKT — Content → [PT] |
| Event PT, live ops | Live Ops → [PT] |
| Issue, bug PT | Customer Service → [PT] |

File type

Markdown (.md)

Update cadence

On-change (khi có thay đổi thực tế)

Owner

Doc author (người tạo doc)

doc_template.md — dùng cho Plans / Reports / Frameworks

# [PT] CPI Benchmark Q3 2026
> Owner: [name] · Last updated: [YYYY-MM-DD]
> Tags: #project-pt #ua #report #q3-2026
> Collection: MKT — UA → Reports

<!-- Format: [PREFIX] Title QN YYYY
     Prefix: [PT] hoặc [CFL] nếu project-specific, bỏ nếu cross-project
     Type: match với parent folder (Plans/Reports/Frameworks/...) -->

---

## Context

<!-- 2–3 câu: tại sao doc này tồn tại, dùng để làm gì -->

Benchmark CPI theo channel và market cho PT Q3 2026.
Dùng để so sánh performance vs Q2 và vs industry benchmark.

---

## TL;DR

<!-- 3–5 bullet. AI đọc phần này trước khi đi vào detail. -->

- CPI tốt nhất: Meta VN ([$X])
- CPI tệ nhất: TikTok TH ([$X])
- Kênh nên scale: [...]
- Kênh nên cut: [...]

---

## [Nội dung chính]

<!-- Phần này tùy doc type:
     - Plans: objectives, tactics, budget, timeline
     - Reports: data, analysis, findings
     - Frameworks: when to use, how to use, examples
     - Glossary: term definitions -->

[Viết nội dung ở đây]

---

## Related

- [Collection Map](link) — index của collection này
- [Project Map PT](link) — nếu doc này thuộc project PT
- [Doc liên quan khác](link)

TL;DR section là bắt buộc cho tất cả doc type trừ Glossary. AI đọc TL;DR trước khi quyết định có đọc full doc không. TL;DR tốt = AI trả lời nhanh hơn, context window hiệu quả hơn.